Akkreditierte Besucher, Aussteller und Dienstleister benötigen auf einer Messe unterschiedliche Zugänge. Bei Kongressen kommen vertrauliche Besprechungsräume und eng getaktete Programmwechsel hinzu. Sicherheit entsteht hier auch durch eine verlässliche Orientierung und verständliche Berechtigungsabläufe.
Besucherwege und Veranstaltungsphasen
RWS plant die Betreuung von Registrierung, Veranstaltungsflächen und internen Räumen nach dem jeweiligen Nutzerkreis. Ausstellungszeiten sind von Auf- und Abbau zu unterscheiden. Bei parallelen Veranstaltungen darf eine Berechtigung für einen Bereich nicht versehentlich als allgemeiner Zugang behandelt werden.
Abstimmung mit der Veranstaltungsorganisation
Akkreditierung, Ausstellerbetreuung und Veranstaltungsleitung stimmen ihre Informationen vorab ab. Änderungen an Raumbelegung oder Programm werden nachvollziehbar weitergegeben, damit die Betreuung vor Ort auf demselben Stand arbeitet.
Mögliche Aufgaben im vereinbarten Einsatz
- Akkreditierungen an definierten Zugängen abgleichen
- Besucher zu freigegebenen Bereichen orientieren
- Aussteller- und Dienstleisterwege begleiten
- Übergaben zwischen Veranstaltungsphasen organisieren
Die übergeordnete Leistung: Veranstaltungsschutz.
Ihre Anfrage vorbereiten
Für die erste Abstimmung sind insbesondere hallen- oder Raumplan, Ausstellerzeiten, Teilnehmergruppen, Berechtigungen und Programm hilfreich. Benennen Sie außerdem den gewünschten Zeitraum und einen erreichbaren Ansprechpartner. RWS klärt mit Ihnen, welche Aufgaben übernommen werden sollen und welche Informationen für ein konkretes Angebot noch fehlen.
Häufige Fragen
Kann RWS verschiedene Zutrittsstufen berücksichtigen?
Ja, unterschiedliche Berechtigungen lassen sich organisatorisch berücksichtigen. Voraussetzung ist ein verständliches Verfahren, etwa nach Aussteller-, Besucher- und Organisationszugang. RWS stimmt mit dem Veranstalter ab, welche Information am jeweiligen Kontrollpunkt vorliegen muss und wie unklare Fälle geklärt werden.
Welche Angaben benötigt RWS für ein Angebot?
Für Messen, Kongresse & Tagungen sind vor allem folgende Angaben hilfreich: hallen- oder Raumplan, Ausstellerzeiten, Teilnehmergruppen, Berechtigungen und Programm. Ergänzen Sie den gewünschten Zeitraum und die zu betreuenden Bereiche. So lassen sich Aufgaben, Übergaben und weitere Rückfragen gezielt abstimmen.
Welche Aufgaben können Bestandteil des Einsatzes sein?
Je nach Auftrag kommen insbesondere diese Aufgaben infrage: akkreditierungen an definierten Zugängen abgleichen; besucher zu freigegebenen Bereichen orientieren; aussteller- und Dienstleisterwege begleiten; übergaben zwischen Veranstaltungsphasen organisieren. Welche davon RWS übernimmt, wird mit den zuständigen Verantwortlichen vereinbart. Die Auswahl richtet sich nach den örtlichen Abläufen.
Sind einzelne Tage oder wiederkehrende Dienstzeiten möglich?
Beides kann angefragt werden. Entscheidend sind der gewünschte Zeitraum, die konkreten Aufgaben und die verfügbare Vorbereitung. RWS stimmt die Dienstzeiten mit dem Auftraggeber ab; eine kurzfristige Verfügbarkeit wird für die jeweilige Anfrage geprüft.
Wovon hängen die Kosten ab?
Der Preis für den Einsatz im Bereich Messen, Kongresse & Tagungen hängt vom vereinbarten Aufgabenpaket, der Dauer, den Dienstzeiten und den örtlichen Bedingungen ab. Auch Übergaben und notwendige Vorbereitung fließen in die Planung ein. RWS erstellt ein Angebot auf Grundlage der beschriebenen Anforderungen.
In welchen Regionen kann ich RWS anfragen?
RWS Protection & Service hat seinen Sitz in Koblenz. Anfragen sind insbesondere für Rheinland-Pfalz, Hessen und Nordrhein-Westfalen möglich. Einsatzort, Zeitraum und Verfügbarkeit werden im konkreten Angebot abgestimmt. Die regionalen Einsatzgebiete sind auf der bestehenden Website beschrieben.
Verwandte Einsatzbereiche
Weitere Einsatzmöglichkeiten: Veranstaltungen & Events